销售会议的筹备

销售会议的筹备

会议的筹备T：作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。可以说，高质量的会议 筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。会务工作人员必须以高度的责任心， 做好会议的筹备丁.作。销俜会议无论是例会、培训 会、专题会议等，会议筹备流程如图11-1所示。

1.明确会议的目的，确定销售会议的主题

对于销售例会，一般情况下由企业会议管理制 度明确规定会议目的、范围、时间安排及参加人员等 事项，相关人员严格执行制度即可；对于企业会议制 度中没有明文规定召开的会议，每一次都要慎重进 行本项工作。

大多数销售会议的目的为透露信息或提供意 见、发布指示、提出申述和仲裁、作出决定或贯彻决定、激发创意、提出建议、讨论并作 出最终决定之一或多项目标。无论组织什么样的会议，必须明确会议要研究解决什么 问题，达到什么H的=作为会议筹备者明确H标后，还要考虑为会议确定一个鲜明的 会议主题，会议主题的确定要有切实的依据，能引起参与者的兴趣，以提高会议的影响 力，保证会议的目的的达成。销售会议主题应与会议S的相配合，两者在内容上存在 一致性。同时主题要精确、简明、有号召力，易于理解和记忆，以便与会者能够积极做

好准备丁作、有效地投人会议；并保证会议主题应贯穿整个会议始终，会议的所有活动 都应围绕主题来进行。

2.确定会议的规模

明确会议目标和主题后要确保会议由合适的人参加，并能够作出正确的决定，W此要 选择恰当的人出席会议。销售会议通常由会议发起人指定会议主席，并指定出席人员（正 式代表）、特邀代表、列席人员、工作人员（包括服务人员）的总体数量，会议规模由此确定。 销售会议一般包括与会议议题直接相关人员或其代表，另一些能够为与会人员提供背景 资料、提供专业技巧和建议的专业人士，行业或企业资深业务人员也在邀请之列。为实现 高绩效会议目标，应有效控制会议范围，一般性H常销售会议较理想的与会人数是5〜 20人，对于较大范围的会议如销售策略研讨会，人数较多时，可以考虑设立会议分目标和 分组讨论过程，以提高沟通效率，保证会议目标的达成。当作为会议筹备者的你列出了初 步参会人员名羊时，应进一步评估、确认每位与会者可能作出的贡献。

1)他们是否能够提供可供会议分享的信息；如邀请一位销售主管参加新产品上市 试销效果评价会议，为会议报告客户的反应。

2)该与会者在中心议题的专门知识方面是否能够提供有价值的意见或信息；他们 的专业身份和专业技能是否有用；如一位生产经理参加新产品推介展示会议，而其主要职 能为生产过程管理,专业背景为管理专业。

3)他们是否能够有效实施已经由会议获得同意的行动？与会者将在多大程度上涉 及会议的行动后果„如年度业务预算会议上一位财务主管作为财务总监代表出席会议。

4)与会代表的个人背景。如相关经历、职位、个人倾向性、专业权威性等方面是否 会妨碍会议的总体成效。

3.确定会议的时间和地点

会议时间包括会议实际进行时间和会议过程中的休会时间。确定会议时间时，首先 要考虑与会关键性人物，如会议主席、主要领导、决策性人物、主要利益相关人物的时间统 合及习惯。

会议地点选择的重点是会场大小适中，会场地点适中，环境适合，交通方便，会场附属 设施便于交流、符合会议进程要求即可。对于需要封闭性要求较髙会议选用一处合适的 会议地点，与会者便能在良好的环境中议事，不容易受外•界干扰，能够集中思想。所选择 的会议地点必须令主席及与会者行动方便，并注意会议成本的控制。

曰常性销售会议通常在办公地召开,但与工作现场分开，避免电话、来访等事项的干 扰;特别重要的会议或为时较长的会议，则应选杼远离与会者办公室的地点或机构外的会 场召开。机构外专业化的会务服务机构对于预算许可的会议能够提供便利、专业、优质会 务服务工作。对会议地点的评估参照表11.1。

4.确定会议议程

会议议程是会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排。一份完整的会议议 程可以让与会者一目了然地明白会议目的以及具体的会议内容、时间等细节安排,会议议 程应于会前通告参会人员，据此作出相关的会前准备。通常当会议要讨论多项议题时，早 些安排最重要的问题是较明智的选择。